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Remboursement des frais de transport par l’employeur : comment ça marche ?
JUIN 2022 • 3 min
C’est enfin l’été et les beaux jours sont arrivés. Pour vos collaborateurs et salariés, c’est l’occasion de sortir le vélo pour venir au bureau, alors que d’autres restent fidèles au train et à la voiture pour aller travailler. Dans tous les cas, pour eux, des coûts seront générés. Pour votre part, en tant qu’employeur, il est très probable que vous soyez dans l’obligation de rembourser ces frais professionnels. Encore faut-il que votre cas soit concerné.
N’ayez crainte si vous avez du mal à vous retrouver : l’objectif de ce petit guide est justement de vous éclairer sur le sujet. Prenez donc de quoi noter et restez attentif à ce qui va être expliqué.
Quelles entreprises sont concernées par la prise en charge des frais de transport de ses salariés ?
Lorsqu’il s’agit du remboursement des frais de transport de vos salariés, la première chose à faire consiste à vous poser cette question : êtes-vous concerné par cette procédure ? La réponse est oui ! Selon le Code du Travail français, tous les employeurs doivent s’acquitter du remboursement des frais de transport de leurs salariés, et ce quelle que soit la taille de l’entreprise.
Tous les transports permettant d’assurer le trajet entre le domicile et le travail
En fait, il s’agit d’une prise en charge partielle des titres des abonnements auxquels les collaborateurs ont souscrit. Ces titres ne doivent servir qu’à assurer le déplacement entre le domicile et le lieu du travail. Dans cette optique, il peut très bien s’agir des transports en commun ou des services publics de location de vélos. C’est le cas, par exemple, du Vélo’v à Lyon et du Vélib’ à Paris pour les services de location de vélo et du remboursement du pass navigo par l’employeur pour les transports en commun.
Quels sont les moyens de transport donnant lieu à une participation obligatoire de l'employeur ?
On croit souvent à tort que tous les moyens de transport doivent obligatoirement être remboursés, en partie, par l’employeur. Mais rassurez-vous car ce n’est pas le cas. Ces dispositions sont régies par l’article L-3261-2 du Code du Travail. Celui-ci stipule que la participation aux frais de transport ne doit concerner que « les abonnements souscrits par les salariés pour leurs déplacements entre le lieu du travail et leur lieu de résidence« .
Pour que cette obligation s’applique à vous, le salarié doit détenir l’un des titres de transport suivants :
- Un abonnement mensuel, hebdomadaire, à renouvellement tacite ou une carte de la RATP, fourni(e) par la SNCF ou toute autre entreprise spécialisée dans le transport public
- Un abonnement annuel, mensuel, hebdomadaire, à renouvellement tacite de voyage ou une carte, fourni(e) par une régie de transport ou la SNCF
- Un abonnement pour bénéficier d’un service public de location de vélos
Autre chose qu’il convient de vous rappeler : s’il s’agit d’un titre de transport acheté à l’unité par un salarié, vous ne serez pas obligé de le rembourser. D’un autre côté, si le salarié concerné utilise son véhicule personnel pour assurer des déplacements professionnels, alors vous devez lui rembourser une partie de ses frais de transport.
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Quel est le montant de la participation de l'employeur à la prise en charge obligatoire des frais de transport de ses salariés ?
D’après le Code du Travail, en tant qu’employeur, votre participation aux frais de transport d’un salarié est fixée à 50 %. Cette prise en charge est calculée sur la base du tarif pratiqué en seconde classe pour le plus court trajet entre le lieu du travail et le domicile.
Cette disposition est appliquée pour tous les trajets effectués par le salarié, même s’il s’agit de souscrire à plusieurs abonnements pour faire le trajet en question. C’est valable, par exemple, pour les correspondances et l’alternance entre les moyens de transport.
Des cas particuliers à connaître
D’autre part, vous avez la possibilité de refuser d’assurer cette prise en charge partielle des frais de déplacement. C’est valable lorsque des indemnités supérieures à 50 % du coût total des abonnements sont déjà versées à un salarié donné.
Il est également important de noter que le calcul des cotisations sociales, de la CSG (Contribution sociale généralisée) et la CRDS (Contribution à la réduction de la dette sociale) n’intègre pas la prise en charge à 50 %.
La durée du travail
Si vous avez un employé qui travaille durant la moitié de la durée hebdomadaire conventionnelle ou légale – en principe, 35 heures -, vous devez quand même lui rembourser 50 % de ses frais du transport utilisé pour assurer ses déplacements entre le travail et son domicile.
En revanche, s’il travaille moins que la moitié des 35 heures, alors votre prise en charge sera définie en fonction du nombre d’heures travaillées.
Comment se déroule la prise en charge des frais de transport ?
Tout d’abord, les salariés voulant profiter du remboursement partiel de leur frais de déplacement doivent vous fournir le titre de transport. Une fois chose faite, il ne vous restera plus qu’à les rembourser. Pour les abonnements mensuels, vous avez jusqu’à la fin du mois qui suit la validité du titre.
Concernant les formules annuelles, vous avez la possibilité d’assurer la prise en charge chaque mois. Par contre, si vous envisagez de modifier les modalités de remboursement ou de preuve des coûts du transport, n’oubliez pas de prévenir votre collaborateur au moins un mois avant la date qui devrait marquer le début du changement qui sera opéré.
Quels moyens de transport peuvent donner lieu à une prise en charge facultative de l'employeur ?
La prise en charge des frais de déplacement est donc obligatoire. Cependant, elle peut être facultative. Dans ce cas, c’est à vous de décider si vous comptez l’appliquer ou non. Votre décision peut aussi faire l’objet d’un accord.
Dans cette optique, vous pouvez verser une prime de transport pour couvrir la totalité ou une partie des dépenses liées au carburant ou à la recharge d’une voiture électrique. Ou alors, vous pouvez verser une indemnité kilométrique. Elle doit être calculée sur la base du barème des frais professionnels.
Le cas du forfait de mobilité durable
Ce dispositif a été mis en place depuis le 10 mai 2022. En tant qu’employeur, il vous donne la possibilité de prendre en charge les coûts des trajets effectués par les salariés via un mode de transport respectueux de l’environnement. Il peut s’agir, par exemple, du vélo, du covoiturage, des transports publics.
Pour information, le forfait mobilités durables vous permet de profiter d’une réduction d’impôt, mais seulement si vous mettez à la disposition de vos salariés une flotte de vélos. Cette baisse peut atteindre 25 % des frais nécessaires à l’achat ou à l’entretien de votre flotte. Pensez-y.
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