Quels sont les frais professionnels et qu'en est-il de leur remboursement ?

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Tous les salariés sont confrontés à des frais professionnels dans l’exercice de leur activité. Il s’agit, en effet, des dépenses engagées par le salarié, au cours de sa vie active. Néanmoins, ces frais sont en partie pris en charge par l’employeur. À noter que ces frais ne sont pas imposables et ne sont pas soumis aux cotisations sociales. Zoom sur ces différents frais professionnels.

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Frais professionnels : définition et exemples

Définition

Les frais professionnels sont les dépenses du salarié engendrées par son activité professionnelle. Dans le cadre de sa fonction, il est amené à payer différents frais comme les frais de déplacement, les frais d’alimentation, les frais de mobilité professionnelle lorsqu’il doit se déplacer momentanément ou déménager complètement en raison de son travail, les frais kilométriques lorsqu’il utilise sa voiture personnelle pour une raison professionnelle, les frais d’utilisation de NTIC, les frais de télétravail et les frais d’habillage. Naturellement, ces frais professionnels sont déboursés par l’employé, mais ultérieurement remboursés par l’entreprise. Bien qu’il ne fasse pas partie d’un avantage social particulier proposé par l’entreprise, ces frais sont à bien prendre par l’employeur pour calculer le cout global de son salarié.

Les frais de repas

Les repas devront être inclus dans les frais professionnels lorsque l’employé doit manger sur son lieu de travail, lorsqu’il est en déplacement professionnel, lorsqu’il est contraint de prendre son repas sur son lieu de travail à cause d’une pause déjeuner très courte, d’un travail posté ou d’un travail de nuit.

Il peut être également amené à manger sur le chantier lorsque les circonstances ne lui permettent pas de regagner le siège de l’entreprise ou son domicile.

Enfin, lorsqu’il est en déplacement, l’employé doit prendre son repas au restaurant. Les frais de repas sont exonérés à la limite de 18,60 €.

Les frais de grand déplacement

On parle de grand déplacement lorsque l’employé ne peut pas rentrer chez lui à cause des besoins de son activité. C’est le cas lorsque la distance entre le lieu de travail et le lieu de résidence est de 50 km et lorsque le trajet en transport en commun dure 1h30 en aller simple.

Les frais professionnels regroupent alors la nourriture et le logement. À titre d’exemple, le salarié a droit à une indemnité de logement et deux indemnités de repas pour une journée de déplacement.

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Les frais de transport

Les frais de transport regroupent plusieurs sous-catégories. On peut évoquer les frais de transport en commun, les frais de transport individuel (en fonction du type de mobilité choisi), les frais de déplacement professionnel et les indemnités kilométriques.

Si vous optez pour les transports en commun, vous devez prendre un abonnement hebdomadaire, mensuel, trimestriel ou annuel pour bénéficier d’un remboursement à hauteur de 50 %. Si vous travaillez à mi-temps, vous jouissez d’une prise en charge intégrale pour un temps de travail de plus de 17,5 h. En dessous, on calcule au prorata les frais réellement dépensés par l’employé. À noter qu’on ne tient pas compte de la distance entre le lieu de travail et le lieu de résidence du salarié.

Si vous utilisez votre voiture personnelle pour le trajet domicile-travail, l’employeur n’est nullement obligé de prendre en charge vos frais. Par contre, s’il le veut, il peut vous octroyer une prime carburant ou une indemnité kilométrique. D’ailleurs, le remboursement du déplacement professionnel dans ce cas n’est exonéré de cotisations que si l’avantage est collectif, c’est-à-dire touchant tous les employés de l’entreprise. Aussi, la prise en charge doit respecter le barème de l’indemnité kilométrique. Enfin, il faut que le salarié soit dans l’obligation d’utiliser son véhicule personnel et qu’il n’ait accès à aucun autre moyen de déplacement.

Si vous effectuez un déplacement professionnel avec votre voiture personnelle, vous devez être en mesure de prouver l’existence de cette mission avec la nature du déplacement, le lieu du déplacement, le nombre de kilomètres parcourus, la copie de la carte grise et de l’assurance automobile. Après, l’entreprise peut vous rembourser les frais qui seront exonérés à hauteur de l’indemnité kilométrique.

Si vous utilisez le vélo pour vos trajets domicile-travail, les frais engagés pour l’achat et l’entretien du vélo sont indemnisés. Ils bénéficient d’une exonération à hauteur de 0,25€ par km dans la limite de 200 € par an.

Aussi, pour faciliter la mobilité de vos salariés, on vous encourage vivement à mettre en place dans votre entreprise un plan de mobilité durable et cadré.

Les frais d’utilisation de NTIC

Si le salarié utilise ses équipements NTIC personnels dans le cadre du travail, il peut bénéficier d’un remboursement. Il peut s’agir d’équipement comme un ordinateur, une tablette, un smartphone ou une tablette ou encore de consommables comme l’encre d’une imprimante. Le remboursement peut se faire par allocations forfaitaires ou bien aux frais réels.

Le remboursement se fait au réel lorsque vous avez utilisé du matériel amortissable ou non. Mais lorsqu’il est impossible de calculer les dépenses réellement effectuées par le salarié, on calcule les frais par proportion de l’utilisation des équipements personnels pour une raison professionnelle. Les limites d’exonération s’élèvent à 50 % de l’usage total.

Frais professionnels : définition et exemples

Toutes les dépenses engagées par le salarié dans la réalisation de sa mission et dans l’intérêt de l’employeur doivent lui être remboursées intégralement. L’employeur ne peut pas se passer de ce remboursement même s’il compte l’inclure dans le contrat de travail. Si l’employé est en mesure de fournir des justificatifs pour les dépenses réalisées, il peut demander un remboursement au réel. Dans le cas échéant, il peut se faire rembourser par allocation forfaitaire.

Néanmoins, l’employeur peut exiger des conditions liées aux justificatifs, comme un délai imparti. Passé ce délai, il peut s’exonérer du remboursement. Si jamais l’employeur ne remplit pas son engagement, l’employé peut intenter une action en paiement.

Le remboursement aux frais réels

On parle de remboursement “au réel” des frais lorsque le remboursement est calculé sur la base des frais réellement dépensés par l’employé au cours de sa mission. Ce dernier dispose en général de 3 ans pour effectuer sa demande, mais l’employeur peut raccourcir ce délai.

Le remboursement au réel touche principalement :

    • les frais dépensés dans le cadre de votre activité,
    • les frais dépensés dans l’utilisation d’outils NTIC,
    • les frais de déménagement en cas de mobilité professionnelle,
    • les frais engagés en cas de détachement à l’étranger et que le salarié reste sous le régime de la Sécurité sociale française.

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Le remboursement sous forme d’allocations forfaitaires

On parle de déduction forfaitaire lorsque les frais sont récurrents et qu’ils ne nécessitent pas de justificatifs. On peut citer, entre autres :

    • les frais de repas,
    • les frais kilométriques,
    • les frais de grand déplacement,
    • les frais d’hébergement et de nourriture pour les déplacements journaliers,
    • les frais d’installation dans un nouveau logement dans le cadre d’une mobilité.

Frais professionnels et cotisations sociales

Tous les frais engagés par le salarié dans le cadre de sa mission devront être pris en charge par l’entreprise. Cette dernière effectue donc un remboursement au réel ou forfaitaire. Lorsque les frais sont remboursés au réel, ils sont entièrement exonérés de cotisations sociales. Par contre, lorsqu’ils sont remboursés au forfait, il y a un barème à respecter. Ce barème est revalorisé chaque année.

L’indemnité de repas est fixé à :

    • 6,70 € lorsque vous prenez vos repas sur le lieu de travail,
    • 9,30 € lorsque vous ne pouvez pas rentrer à votre domicile à l’heure du repas,
    • 19 € lorsque vous êtes en déplacement professionnel.
 

L’indemnité liée à la mobilité s’élève à :

    • 75,60 € pour un hébergement provisoire en attente d’un logement définitif, pour au maximum 9 mois,
    • 1 515, 20 € pour les frais engagés lors de l’installation dans votre nouveau domicile. À cela s’ajoute 126,30 € par enfant à charge.

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