Indemnité grand déplacement : à combien s’élève la prise en charge ?

GUIDE FRAIS PROFESSIONNELS

Les déplacements professionnels engendrent des coûts que l’entreprise doit prendre en charge. On peut les sectionner en deux catégories : les petits déplacements pour les visites de clients en ville et les grands déplacements sur plusieurs jours ou semaines. Ces voyages d’affaires engendrent des coûts plus élevés par rapport au transport, l’hébergement et la restauration. Comment sont calculés les indemnités de grand déplacement ?

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Déplacement en métropole ou à l’étranger : quelle prise en charge ?

L’indemnité de grand déplacement est des allocations forfaitaires accordées aux salariés qui partent en mission. La somme accordée est destinée à couvrir les frais de transport, l’hébergement et les dépenses supplémentaires de nourriture. On parle de grand déplacement lorsque le salarié n’a pas la possibilité de regagner son domicile chaque jour.

Le voyage d’affaires a lieu lorsque la distance entre la résidence et le lieu de travail dépasse les 50 km et que les transports en commun ne peuvent pas parcourir cette distance en moins de 1h30 de trajet. Toutes ces conditions réunies, le salarié a droit à une indemnité de grand déplacement. 

Toutefois, s’il décide de rejoindre son domicile malgré ces contraintes, l’entreprise n’est plus obligée de payer ces indemnités de mission.

Déplacement en métropole

Lorsque les missions ont lieu en métropole, l’employeur peut calculer l’indemnité de grand déplacement par fractionnement dans les limites d’exonération. Il faut d’abord calculer la différence entre les frais de logement et de petit déjeuner, et les dépenses supplémentaires de repas.

On peut ensuite faire le calcul, soit sur la base du forfait pour les frais de repas, soit sur la base des frais pour le logement et le petit déjeuner. Quoi qu’il en soit, il y a un barème à suivre puisque le coût de la vie n’est pas le même entre Paris et la province. D’autant plus qu’il y a même une différence entre les départements.  

Ce barème s’applique automatiquement pour les missions de 3 mois. Ensuite, un abattement de :

    • 15 % est accordé à partir du 4ème mois pour une mission entre 3 mois et 2 ans.
    • 30 % est appliqué à partir du 25ème mois pour une mission entre 24 mois et 4 ans. 

Déplacement en outre-mer

Les frais de repas et d’hébergement pour les missions à l’étranger ou en outre-mer peuvent être remboursés par l’employeur, sous forme d’allocations forfaitaires. Il faut souligner que cette indemnité de grand déplacement n’est pas incluse dans l’assiette des cotisations, et ce, sans plafond. En tout cas, le salarié doit justifier toutes ses dépenses par le biais de factures. Les mêmes abattements s’appliquent comme pour les déplacements en métropole. 

Déplacement à l’étranger

Les conditions de travail ne sont plus les mêmes lorsque le salarié est en déplacement professionnel à l’étranger. L’entreprise doit accorder des indemnités forfaitaires soumises également à un abattement en fonction des conditions sur place. 

L’indemnité de grand déplacement est réduite de 

    • 17,5 % lorsque l’un des trois repas quotidiens du salarié est pris en charge ;
    • 35 % lorsque deux des trois repas sont pris en charge ;
    • 65 % lorsque le salarié bénéficie d’un logement gratuit ou lorsque l’entreprise règle directement la facture auprès de l’hôtelier.

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