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Remboursement Navigo par l’employeur ? On vous explique
NOVEMBRE 2022 • 3 min
En France, les statistiques indiquent que le réseau de transport public RATP est sollicité quotidiennement par plus de 40 % des travailleurs pour leurs déplacements en région parisienne et Île-de-France. Cela incombe donc à la direction de l’entreprise de couvrir les frais de déplacement entre le lieu de résidence et le bureau du salarié. En effet, tout comme dans le secteur public, tout employeur dans le secteur privé a le devoir légal de prendre en charge le remboursement des frais de transport de ses collaborateurs à hauteur de la moitié des frais engagés.
Ainsi, est-ce que tous les employés peuvent bénéficier du remboursement Navigo ? Est-ce que ce dernier englobe tous les types d’abonnements de transport et de mobilité (mobilité durable) ? Le forfait Navigo annuel est-il concerné ? Quelles sont les conditions particulières pour bénéficier de ce remboursement ? Quels avantages pour le salarié concernant ses déplacements, lieu de résidence et son travail. Quel impact sur la fiche de paie? Cela fait-il partie de la prime transport? Quels titres de transport et abonnements sont concernés?
Est-il impératif de mentionner cette opération sur la fiche de paie ?
Qui est concerné par le remboursement du pass Navigo ?
Le droit de remboursement n’est pas une faveur ou un cadeau offert par votre employeur. Il peut être demandé par tout salarié œuvrant en Île-de-France et se déplaçant sur l’ensemble du réseau RATP. C’est aussi un concept qui prône l’égalité pour tous les types de contrats. De ce fait, cette condition fait aussi référence aux stagiaires ou aux employés à temps partiel. Même si le nombre d’heures que vous travaillez est inférieur au volume horaire requis pour un temps partiel, le département RH se charge de calculer le taux de remboursement sur votre abonnement dont vous allez bénéficier en proportion des heures travaillées. Vous pourrez retrouver tout ceci sur votre fiche de paie, en dessous de vos cotisations sociales.
Tenant compte des changements post-pandémiques et de l’installation du télétravail à grande échelle, il est possible que l’employeur ne prenne plus en charge le remboursement des frais de transport Navigo de certains salariés qui télétravaillent à domicile. Étant donné que les déplacements d’un employé travaillant à distance sont grandement minimisés et qu’il effectue la majorité de ses missions à domicile, le remboursement peut être suspendu. Toutefois, s’il se rend à son bureau une à 3 fois par semaine, dans ce cas de figure, l’employeur n’aura aucunement le droit d’arrêter cette procédure. La prise en charge de la mobilité du salarié par l’employeur restera toujours la même étant donné que le prix de la carte mensuelle n’est pas modifié et reste le même s’il s’agit d’un seul ou de multiples trajets sur le réseau RATP.
Quels sont les transports concernés ?
Le remboursement du pass Navigo englobe la totalité des transports publics dans la région de l’île de France. Ainsi, il inclut les 14 lignes du métro parisien, le bus, le RER (A-B-C-D-E) mais aussi le tramway (T1 jusqu’à T11). Il faut comprendre que le remboursement du titre de transport fait uniquement référence à la distance séparant votre domicile de résidence parisienne et votre lieu de travail.
Par définition, le titre de transport doit couvrir la distance entre le domicile où l’employé réside durant les jours ouvrables et l’entreprise où il travaille. Ainsi, si une personne possède une résidence principale et une résidence secondaire, il ne peut pas exiger un remboursement des frais de transport pour un trajet à partir de ce deuxième logement. Même si sa partenaire et ses ascendants à charge sont installés dans cette deuxième adresse, cela ne l’autorise pas à fournir une demande de remboursement à partir de cette adresse en dehors de la région parisienne.
Par conséquent, si vous avez besoin de prendre un train SNCF pour vous rendre au travail, ces billets ne seront pas remboursés. Le titre d’abonnement province-Paris sera à votre charge sauf si celui-ci fait parti d’un avantage proposé par votre employeur. A contrario, la prise de transport en commun grâce à l’abonnement au pass Navigo sera remboursé à minima de moitié (et jusqu’à 75%) par votre employeur.
En fonction de votre employeur, celui-ci peut participer aux frais de transport de ces salariés entre Paris et la province lorsqu’il s’agit d’un trajet lié au travail ou un trajet domicile vers le lieu de travail.
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Quels sont les titres de transport concernés ?
Toutes les formes de titres de transport peuvent faire l’objet d’un remboursement. Nous citons dans ce contexte la carte d’abonnement hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. Toutefois, vous ne pouvez pas vous faire rembourser les tickets individuels vendus à l’unité car il ne s’agit pas de forfait.
Depuis 2020, un nouvel abonnement de transport public a vu le jour pour accéder au service de location de vélos. Cet abonnement permet aux chefs d’entreprise de prendre en charge ce titre de transport afin que leurs employés puissent bénéficier de remboursement intégral. En optant pour ce titre de transport, les employeurs peuvent profiter d’une exonération fiscale et sociale et les salariés d’un titre de mobilité supplémentaire pour tous leurs déplacements.
Cette nouvelle mesure a l’avantage d’offrir un accès illimité aux Vélib’ à mesure d’une heure par trajet habituelle pour les Vélib’ mécaniques et d’une demi-heure habituelle pour les Vélib’ électriques. Pour pouvoir accéder à tous ces services de déplacements, l’employé doit solliciter le service RH de la structure où il travaille.
Quelles sont les conditions de remboursement du pass Navigo ?
Le remboursement de votre abonnement de transport en Île-de-France est fait selon un seuil minimal de 50 % et peut aller jusqu’à 75%. En effet, votre directeur doit procéder au remboursement à une fréquence mensuelle même si vous optez pour un forfait Navigo annuel. Cette procédure doit être effectuée dans les plus brefs délais, dans le mois même où vous avez fait l’acquisition de votre titre de transport.
Dans certaines structures, le remboursement peut même aller jusqu’à couvrir la totalité du forfait des transports publics. Cela peut s’appliquer dans le cadre d’une politique interne définie au sein des services concernés.
Aussi, il faut savoir que, chaque mois, le collaborateur est appelé à fournir un justificatif Navigo. Il peut s’agir du reçu délivré par les machines Navigo qui sont disposées dans toutes les stations ou bien d’un document attestant le prélèvement d’un forfait annuel. À défaut de pouvoir fournir ces preuves, l’employeur est susceptible de contester le droit de remboursement des frais en question selon la nature de votre trajet si celui-ci ne correspond pas à un trajet entre le domicile et le lieu de travail du salarié. Si un quelconque changement se produit dans la procédure de remboursement, il est du devoir du chef d’entreprise d’alerter son employé au moins un mois à l’avance.
Grâce au forfait mobilités durables, il est possible de combiner le remboursement de votre pass Navigo et de votre abonnement au service public de location de vélos. Vous pouvez aussi combiner toutes les diverses primes, titres et services liés à la mobilités pour lesquels vous serez éligible. Dans cette perspective, vous pouvez vous procurer une attestation sur l’honneur à votre service Ressources Humaines si jamais votre abonnement n’est pas nominatif.
Doit-on mentionner le remboursement du pass Navigo sur la fiche de paie ?
Il est important que le remboursement de votre pass Navigo par votre employeur figure sur votre fiche de paie en dessous des cotisations sociales. Le montant en question sera donc clairement mentionné dans le document. Il est important de mentionner que l’employeur doit prendre en charge la moitié des frais engagés (et jusqu’à 75%). Dans ce cas de figure, il peut bénéficier d’une exonération fiscale. Concernant les autres titres de transport à l’unité dans les déplacements des salariés ou les trajets hors domicile-travail, l’employeur n’est pas obligé de les prendre en charge.
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