catégorie Prime Transport

Frais d’essence remboursement par l’employeur

SEPTEMBRE 2022 • 3 min

Société Betterway

Les prix de l’essence et du diesel ont subit cette année des variations importantes en France et malheureusement la tendance actuelle est encore à la hausse… La prime transport mise en place par l’état est un dispositif censé venir compenser ces variations. Il était temps car la flambée est vertigineuse  ! 

Bref, soyons efficaces. Si on vous parle de tout cela, c’est pour mieux introduire le sujet du guide du jour, et quelque chose nous dit qu’il vous sera très utile : le remboursement des frais d’essence par votre employeur. Le dispositif, pour rappel, a été mis en place par le gouvernement en juillet dernier pour réduire l’impact de l’inflation des prix à la pompe. De quoi s’agit-il ? Quelles sont les personnes concernées ? Comment en bénéficier ? On vous dit tout

Remboursement Frais Essence

Les frais d'essence : qu'est-ce que c'est ?

Comme l’indique leur nom, les frais d’essence renvoient aux dépenses engagées par un employé pour assurer ses déplacements professionnels en voiture. Le dispositif est conçu pour certains régimes et catégories de travailleurs spécifiques. Il concerne également les dépenses engagées pour d’autres véhicules, comme les motos. L’utilisation peut-être mixte, c’est-à-dire entre les déplacements personnels et professionnels.

Le barème des frais d’essence est différent de celui des indemnités kilométriques. Dans notre cas, la distance parcourue par le salarié n’est pas prise en considération par l’employeur. Vous devinez aussi que les frais des transports en commun ne sont pas comptabilisés. C’est une évidence, mais il convient de la rappeler pour éviter les confusions. Pour avoir une idée sur le barème des frais d’essence, il est recommandé de consulter, régulièrement, la page officielle des autorités compétentes.

Prise en charge des frais d’essence par l’employeur : une obligation ?

Alors que d’autres dispositifs de remboursement sont obligatoires – comme les frais de l’abonnement aux transports publics -, ce n’est pas le cas pour les frais d’essence. C’est donc une prise en charge facultative. Le remboursement peut être appliqué dans les entreprises qui possèdent, au moins, une section syndicale. Un accord est alors conclu entre l’employeur et les représentants des syndicats.

Le remboursement de l’essence peut également entrer en vigueur à l’issue d’une décision unilatérale prise par l’employeur. C’est valable pour les entreprises qui n’ont pas de représentations syndicales. Bien sûr, la mise en place de l’outil doit être discutée avec le comité social et économique de la société (CSE).

Qui est concerné par le remboursement des frais d'essence ?

La prise en charge des frais de carburant constitue un bon coup de pouce, mais ce ne sont pas tous les salariés qui peuvent en bénéficier. Les personnes qui y adhèrent sont bien entendu celles qui appartiennent aux ménages aux revenus modestes. Cela dépend aussi du département. Par exemple, dans les Hauts-de-France, pour se faire rembourser ses frais de déplacement, une personne doit toucher moins de 2 SMIC par mois.

Il y a aussi le critère de la présence des transports en commun. Le lieu de résidence du salarié doit être desservi par ces derniers. Dans certains départements, le trajet domicile-travail ne doit pas excéder les 20 km. Comptez la moitié pour le covoiturage (10 km).

Au niveau national

À l’échelle nationale, afin d’apporter un petit boost au pouvoir d’achat des Français, le gouvernement comptait généraliser le dispositif pour permettre à tous les salariés d’en profiter dans le cadre de leurs déplacements personnels. Toutefois, cette généralisation ne serait valable que pour les personnes en situation de handicap. En fin de compte, l’Exécutif a préféré opter pour le chèque carburant pour ces cas particuliers.

Autres conditions pour bénéficier du remboursement d’essence

Pour info, il existe d’autres catégories de travailleurs pouvant profiter des avantages de ce remboursement. C’est le cas des exploitants individuels réalisant des bénéfices agricoles (BA), des titulaires des bénéfices non commerciaux (BNC) et les associés de sociétés de personnes qui utilisent un véhicule personnel pour effectuer le trajet domicile-travail.

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Quel est le montant du remboursement ?

Pour déterminer le montant réel du remboursement des frais d’essence, il faut se référer au barème forfaitaire que l’on a évoqué plus haut. Il faut aussi prendre en considération d’autres facteurs comme la nature du véhicule (scooter, motocyclette, voiture…), la puissance fiscale et le type de carburant utilisé (GPL, sans plomb, diesel…). Un montant unitaire est affecté à chacune des catégories que l’on vient de mentionner. Voici deux petits tableaux qui vont vous éclairer sur le sujet. Tous les frais sont exprimés au kilomètre.

Pour les voitures

Vous avez une voiture ? Ci-dessous, vous trouverez le barème des frais au kilomètre qui vous permettra de faire vos calculs.

 

Puissance fiscaleGasoilSuper sans plombGPL
3 à 4 CV0,079 euro0,102 euro0,064 euro
5 à 7 CV0,097 euro0,125 euro0,079 euro
8 à 9 CV0,116 euro0,149 euro0,094 euro
10 à 11 CV0,131 euro0,168 euro0,105 euro
12 CV et plus0,145 euro0,187 euro0,117 euro

Pour les vélomoteurs, motocyclettes et scooters

Les propriétaires de ces deux-roues devraient faire leurs calculs sur la base des chiffres suivants.

 

Puissance fiscaleFrais de carburant au kilomètre
Inférieure à 50 CC0,033 euro
De 50 CC à 125 CC0,067 euro
3,4 et 5 CV0,085 euro
Plus de 5 CV0,118 euro

Comment obtenir le remboursement par son employeur ?

Trop de maths, n’est-ce pas ? Pour vous faire oublier ces douloureux souvenirs, voyons maintenant comment profiter du remboursement de vos frais d’essence par votre employeur. Il vous faudra une note de frais. C’est un document rempli par le salarié en vue d’obtenir une prise en charge de ses déplacements effectués dans le cadre de son activité professionnelle. Rappelons, au passage, que les remboursements des frais professionnels sont exonérés des cotisations sociales.

Après avoir reçu la note de frais, l’employeur a deux possibilités pour effectuer le remboursement :

  • La méthode des frais réels où il rembourse les dépenses réellement engagées par le salarié
  • La méthode du forfait qui inclut les frais de logement et des déplacements

Ce qu’une note de frais doit contenir

Pour qu’elle soit dans les normes, une note de frais doit être détaillée. D’une manière générale, elle est présentée sous la forme d’un tableau. On y mentionne la date, le nom du salarié, ainsi que le montant des dépenses et leur nature.

Vous pouvez y inclure d’autres renseignements comme le nombre de kilomètres que vous avez parcourus. Cela reste facultatif car, comme on le sait, le remboursement des frais d’essence ne prend pas en compte cette donnée.

On espère que ces infos vous ont été utiles. À présent, vous pouvez aller voir votre employeur pour discuter de votre petit boost du pouvoir d’achat. Bonne chance !

 

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