catégorie Prime Transport

Frais d’essence remboursement par l’employeur

SEPTEMBRE 2022 • 3 min

Société Betterway

Les prix de l’essence et du diesel ont subi cette année des variations importantes en France et malheureusement la tendance actuelle risque de s’inscrire dans la duréeLa prime transport mise en place par l’état est un dispositif est un dispositif qui, en compensant ces hausses de prix, favorise le pouvoir d’achat de vos salariés et notamment de ceux qui n’ont pas d’autre solution que la voiture pour leurs déplacements domicile-travail.

Il était temps car la flambée est vertigineuse  !

Bref, soyons efficaces. Si on vous parle de tout cela, c’est pour mieux introduire le sujet du guide du jour, et quelque chose nous dit qu’il vous sera très utile : le remboursement des frais d’essence par votre employeur. Le dispositif, pour rappel, a été mis en place par le gouvernement en août dernier pour réduire l’impact de l’inflation des prix à la pompe. De quoi s’agit-il ? Quelles sont les personnes concernées ? Comment en bénéficier ? Quel est le montant de la prise en charge kilométrique de l’entreprise? Quelle conséquence pour vos trajets entre votre lieu de travail et votre domicile? On vous dit tout

Remboursement Frais Essence

Les frais d'essence : qu'est-ce que c'est ?

Comme l’indique leur nom, les frais d’essence renvoient aux dépenses engagées par un employé pour assurer ses déplacements professionnels en voiture, cela concerne les trajets entre son domicile et son lieu de travail. Le dispositif est conçu pour certains régimes et catégories de travailleurs spécifiques. Il concerne également les dépenses engagées pour d’autres véhicules, comme les motos. L’utilisation peut-être mixte, c’est-à-dire entre les déplacements personnels et professionnels.

Le barème des frais d’essence est différent de celui des indemnités kilométriques. Dans notre cas, la distance parcourue par le salarié n’est pas prise en considération par les frais de l’employeur. Vous devinez aussi que les frais des transports en commun ne sont pas comptabilisés. C’est une évidence, mais il convient de la rappeler pour éviter les confusions. Pour avoir une idée sur le barème des frais d’essence, il est recommandé de consulter, régulièrement, la page officielle des autorités compétentes (voir la page). Celle-ci est souvent modifiée pour permettre une flexibilité plus importante à l’entreprise et de facto ses salariés lors de leurs déplacements professionnels.

Prise en charge des frais d’essence par l’employeur : une obligation ?

Alors que d’autres dispositifs de remboursement sont obligatoires – comme les frais de l’abonnement aux transports publics -, ce n’est pas le cas pour les frais d’essence. C’est donc une prise en charge facultative d’indemnité. Le remboursement peut être appliqué dans les entreprises qui possèdent, au moins, une section syndicale. Un accord est alors conclu entre l’employeur et les représentants des syndicats.

Le remboursement du montant de la prise en charge des indemnités kilométriques liées aux frais d’essence peut également entrer en vigueur à l’issue d’une décision unilatérale prise par l’employeur. C’est valable pour les entreprises qui n’ont pas de représentation syndicale. Bien sûr, la mise en place de l’outil doit être discutée avec le comité social et économique de la société (CSE) de l’employeur.

Qui est concerné par le remboursement des frais d'essence ?

La prise en charge des frais de carburant constitue un bon coup de pouce, mais ce ne sont pas tous les salariés qui peuvent en bénéficier. Les personnes qui y adhèrent sont bien entendu celles qui appartiennent aux ménages aux revenus modestes. Cela dépend aussi du département. Par exemple, dans les Hauts-de-France, pour se faire rembourser ses frais de déplacement, un salarié doit toucher moins de 2 SMIC par mois.

Il y a aussi le critère de la présence des transports en commun. Le lieu de résidence du salarié doit être desservi par ces derniers. Dans certains départements, le trajet domicile-travail ne doit pas excéder les 20 km. Comptez la moitié pour le covoiturage (10 km).

Au niveau national

À l’échelle nationale, afin d’apporter un petit boost au pouvoir d’achat des Français, le gouvernement comptait généraliser le dispositif pour permettre à tous les salariés d’en profiter dans le cadre de leurs déplacements personnels. Toutefois, cette généralisation ne serait valable que pour les personnes en situation de handicap. En fin de compte, l’Exécutif a préféré opter pour le chèque carburant pour ces cas particuliers, les bénéficiant des Apl, du RSA ou touchant la prime d’activité, ainsi que les étudiants boursiers.

Autres conditions pour bénéficier du remboursement d’essence

Pour info, il existe d’autres catégories de travailleurs pouvant profiter des avantages de ce remboursement. C’est le cas des exploitants individuels réalisant des bénéfices agricoles (BA), des titulaires des bénéfices non commerciaux (BNC) et les associés de sociétés de personnes qui utilisent un véhicule personnel pour effectuer le trajet domicile-travail.

Être salarié et habiter dans une commune qui n’est pas desservie par un quelconque service public collectif de transport.

Un salarié qui travaille dans une entreprise avec des horaires particulièrs et qui est donc contraint d’utiliser son véhicule personnel pour ses déplacements vers son lieu de travail.



Plusieurs cas de figure ne permettent pas aux salariés d’être éligible : 


Quand un employeur met à disposition un véhicule de fonction à son salarié et qu’il prend déjà en charge les frais liés au carburant.

Lorsqu’un employeur a déjà mis en place une solution de transport gratuit pour ses salariés.

Lorsqu’un employé possède un logement pris en charge par son entreprise et qu’il n’y a pas de frais de déplacement liés à la proximité entre le domicile et le lieu de travail.

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Quel est le montant du remboursement ?

Pour déterminer le montant réel du remboursement des frais d’essence, il faut se référer au barème forfaitaire que l’on a évoqué plus haut. Il faut aussi prendre en considération d’autres facteurs comme la nature du véhicule (scooter, motocyclette, voiture…), la puissance fiscale et le type de carburant utilisé (GPL, sans plomb, diesel…). Un montant unitaire est affecté à chacune des catégories que l’on vient de mentionner. Voici deux petits tableaux qui vont vous éclairer sur le sujet. Tous les frais sont exprimés au kilomètre.

Pour chaque kilomètre parcouru, le montant du remboursement correspond à une partie fixe et une partie variable. Le montant du remboursement est encore établi à la réception du dossier par l’entreprise.

Pour les voitures

Vous avez une voiture ? Ci-dessous, vous trouverez le barème des frais au kilomètre qui vous permettra de faire vos calculs.

Puissance fiscaleGasoilSuper sans plombGPL
3 à 4 CV0,079 euro0,102 euro0,064 euro
5 à 7 CV0,097 euro0,125 euro0,079 euro
8 à 9 CV0,116 euro0,149 euro0,094 euro
10 à 11 CV0,131 euro0,168 euro0,105 euro
12 CV et plus0,145 euro0,187 euro0,117 euro

Pour les vélomoteurs, motocyclettes et scooters

Les propriétaires de ces deux-roues devraient faire leurs calculs sur la base des chiffres suivants.

Puissance fiscaleFrais de carburant au kilomètre
Inférieure à 50 CC0,033 euro
De 50 CC à 125 CC0,067 euro
3,4 et 5 CV0,085 euro
Plus de 5 CV0,118 euro

Comment obtenir le remboursement par son employeur ?

Trop de maths, n’est-ce pas ? Pour vous faire oublier ces douloureux souvenirs, voyons maintenant comment profiter du remboursement de vos frais d’essence par votre employeur. Il vous faudra une note de frais. C’est un document rempli par le salarié en vue d’obtenir une prise en charge de ses déplacements effectués dans le cadre de son activité professionnelle. Rappelons, au passage, que les remboursements des frais professionnels sont exonérés des cotisations sociales pour l’entreprise.

Après avoir reçu la note de frais, l’employeur a deux possibilités pour effectuer le remboursement :

  • La méthode des frais réels où il rembourse les dépenses réellement engagées par le salarié
  • La méthode du forfait qui inclut les frais de logement et des déplacements

 

Ce qu’une note de frais doit contenir

Pour qu’elle soit dans les normes, une note de frais doit être détaillée. D’une manière générale, elle est présentée sous la forme d’un tableau. On y mentionne la date, le nom du salarié, ainsi que le montant des dépenses et leur nature.

Vous pouvez y inclure d’autres renseignements comme le nombre de kilomètres que vous avez parcourus. Cela reste facultatif car, comme on le sait, le montant du remboursement des frais de carburant ne prend pas en compte cette donnée.

 

Quelques exemples :

 

Monsieur Guerin est salarié par une entreprise, il utilise son véhicule personnel comme moyen de transport pour ses déplacements entre son lieu de travail et son domicile.
Son entreprise pourra lui proposer un remboursement de cotisations liées aux frais de carburant de ses déplacements quotidiens.Cette cotisations est différente des indemnités kilométriques et n’est pas calculée de la même manière.


Madame Morel est salariée par une entreprise et prend son véhicule personnel pour se rendre sur son lieu de travail. Elle souhaiterait recevoir des indemnités kilométriques liées à la prise en charge de ses frais de carburant par son employeur.
Problème, son employeur met déjà en place une solution de transport gratuite pour tous ses salariés pour leur permettre de se rendre sur leur lieu de travail.
Madame Morel est donc inéligible à un tel remboursement de la part de son employeur pour un remboursement de frais d’essence, elle pourra toutefois continuer à venir sur son lieu de travail en voiture mais cela se fera à sa charge.

On espère que ces infos vous ont été utiles. À présent, vous pouvez aller voir votre employeur pour discuter de votre petit boost du pouvoir d’achat. Bonne chance !

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