Réussir à mettre en place le covoiturage en entreprise
type de mobilité
Publié le 13 Mars 2023, temps de lecture 3 minutes
Toutes les entreprises ou presque se mettent à appliquer le forfait mobilités durables pour motiver leurs salariés et pour qu’ensemble, ils s’impliquent dans une démarche écologique. Parmi les modes de transport alternatifs que l’on promeut au sein des entreprises, figure le covoiturage. En principe, il s’agit de partager sa voiture avec d’autres passagers. Mais les sociétés ont leur propre système de covoiturage. Cela permet pour les entreprises de proposer un service supplémentaire pour le transport des salariés et proposer une solution supplémentaire de mobilité en entreprise.
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QUELS SONT LES AVANTAGES DE LA MISE EN PLACE D’UNE POLITIQUE DE MOBILITÉ DE TYPE COVOITURAGE AU SEIN DE VOTRE ENTREPRISE ?
Le covoiturage est une solution de mobilité qui permet de réduire grandement son empreinte carbone lors des trajets entre le domicile et le lieu de travail. Il permet une réduction importante des dépenses liées au transport, à la mobilité pour les salariés, mais aussi pour toutes les dépenses liées au véhicule.
Cette solution de mobilité permet des déplacements plus sûrs pour vos collaborateurs vers leurs lieux de travail, car le conducteur du véhicule peut changer régulièrement. Le covoiturage se substitue à des trajets qui seraient trop longs ou peu pratique avec un moyen de transport comme le vélo par exemple. L’utilisation de la voiture dans ce cas est bénéfique pour l’environnement, pour diminuer le trafic sur les grands axes routiers. De plus, ces trajets sont un bon moyen de créer une cohésion ou tout du moins une atmosphère conviviale entre vos collaborateurs utilisant ce moyen de transport.
L’ajout du covoiturage permet d’augmenter les mobilités proposées par les entreprises, de proposer pour chaque employé les mobilités faciliteront son trajet domicile travail.
COMMENT INSTAURER UNE PLATEFORME DE COVOITURAGE ?
Il n’est pas toujours évident de mettre en place la mobilité qu’est le covoiturage pour ses salariés en entreprise. Au lieu de laisser les employés s’organiser entre eux, il vaut mieux créer une plateforme pour faciliter le processus. Il est vrai que vous pouvez recourir aux plateformes de covoiturage généralistes existantes ou intégrer des plateformes interentreprises. Bien que plus onéreux, la plateforme privée est une solution clé en main pour améliorer l’image de l’entreprise, faciliter l’organisation et renforcer le lien entre les collaborateurs.
Vous pouvez créer et personnaliser votre interface sur laquelle vous organiserez les différents déplacements et trajets de vos employés. Deux solutions sont possibles :
- Mettre des voitures de société à la disposition des employés.
- Laisser les salariés utiliser leur propre véhicule et alterner pour chaque déplacement.
Le covoiturage professionnel présente de nombreux atouts. Il permet de proposer un nouveau service de mobilité pour vos salariés et ainsi créer une unité au sein de votre entreprise. Il offre également la liberté aux employés de jongler entre le statut de conducteur ou de passager. La mise en place du covoiturage en entreprise renforce la sécurité routière des collaborateurs sur le trajet vers leur lieu de travail, en diminuant les risques de fatigue au volant.
De quelle manière sensibiliser les travailleurs ?
Pour que votre plan de covoiturage soit opérationnelle, il faut déjà que vos collaborateurs adhèrent à ce mode de déplacement. C’est une étape importante puisque ce service est à la fois bénéfique pour les travailleurs, l’entreprise et la collectivité, sur le plan écologique, économique et social.
Pour mettre en place le covoiturage en entreprise, la première étape consiste à la vulgarisation des différents avantages que l’on peut tirer de ce système. Les salariés peuvent facilement accéder à un mode de transport pour se rendre sur leur lieu de travail à partir de leur domicile ou en partance de leur lieu de travail, en fonction des différents itinéraires et horaires proposés sur la plateforme.
Ils reçoivent une indemnité avec le forfait mobilités durables, à hauteur de 600 € par an pour le secteur privé et 200 € par an pour le secteur public. Au-delà, les citoyens qui adhèrent au principe de covoiturage participent à la préservation de l’environnement.
pourquoi mettre en place un suivi de la plateforme ?
Il ne suffit pas de mettre en place le covoiturage en entreprise et sensibiliser les travailleurs. Une fois que tout le système est en route, il faut continuellement assurer la mise en relation entre les conducteurs et les passagers. La plateforme de covoiturage doit être sécurisée en vérifiant systématiquement les coordonnées des utilisateurs ainsi que leurs trajets.
Le gestionnaire de la plateforme de covoiturage doit également informer tous les utilisateurs sur leurs droits et leurs devoirs pour leur permettre de profiter sereinement de leurs trajets. Tous les inscrits doivent payer un taux forfaitaire qui inclut les dépenses liées au trajet domicile-travail. Il est possible de définir l’abonnement de chacun en fonction de la distance qu’il effectue en covoiturage au quotidien.
Pour que le système soit efficace et performant, les informations doivent être mises à jour régulièrement. Cela concerne entre autres les changements des itinéraires, les informations sur les conducteurs et les autres passagers, la disposition des places de parking.
QU’EN EST-IL DE L’ASSURANCE AUTO ?
Les voitures utilisées en covoiturage en entreprise doivent être également assurées. Néanmoins, elles requièrent une formule assez spécifique à cause de la particularité de leur usage. Que ce soit une voiture de société ou une voiture individuelle, le propriétaire doit informer la compagnie d’assurance.
Vérifiez si le contrat d’assurance mentionne une clause de conduite exclusive, auquel cas, vous ne pouvez pas changer de conducteur. Dans le cas contraire, les employés peuvent alternativement être conducteurs ou passagers. Il faut tout de même noter que la responsabilité reste imputée au souscripteur de l’assurance, en cas d’accident, que celui-ci soit conducteur ou passager.
Lorsqu’une voiture est inscrite sur une plateforme de covoiturage, il faut souscrire une assurance au tiers obligatoire. Cela permet de couvrir les dommages corporels causés aux tiers ou aux autres passagers.
Le covoiturage en entreprise permet de réduire l’empreinte carbone, diminuer les coûts de transport pour les salariés, et renforcer la convivialité et la cohésion entre collègues. Il contribue également à la réduction du trafic routier et à une meilleure sécurité des trajets.
Pour instaurer une plateforme de covoiturage, il est conseillé de créer une interface personnalisée pour organiser les déplacements des employés. Vous pouvez utiliser des voitures de société ou permettre aux salariés d’utiliser leurs propres véhicules en alternant les conducteurs.
Pour encourager les salariés à adopter le covoiturage, il est important de communiquer clairement les avantages écologiques, économiques et sociaux. Offrir des incitations financières, comme le forfait mobilités durables, peut également être un facteur motivant.
Assurer un suivi régulier de la plateforme est crucial pour la sécurité et la fiabilité du système. Cela inclut la vérification des utilisateurs, la mise à jour des informations et la gestion des abonnements pour garantir des trajets sereins et sécurisés.
Les voitures utilisées pour le covoiturage doivent être assurées spécifiquement en fonction de leur usage. Il est essentiel de vérifier les clauses de conduite et de souscrire une assurance au tiers obligatoire pour couvrir les dommages corporels des passagers et des tiers.
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