GUIDE FRAIS PRO
Indemnité kilométrique : définition et explications
AVR 2022 • 2 MIN
Avec les prix à la pompe qui s’envolent depuis plusieurs mois en France, les indemnités kilométriques sont plus que les bienvenues pour un bon nombre d’entre nous. Leur principe est simple : plus on roule, plus on accumule des kilomètres et par conséquent, des indemnités. Si vous voulez mieux comprendre comment sont gérés ces frais professionnels et ce dispositif, vous êtes à la bonne adresse ! Préparez votre calculette – rien de méchant mathématiquement, rassurez-vous.
Indemnité kilométrique : c'est quoi ?
Comme l’indique son nom, l’indemnité kilométrique est un dispositif permettant de restituer les frais de transport engagés par un salarié ou un quelconque personnel d’une entreprise. C’est cette dernière qui va lui rembourser les dépenses en question. L’indemnité kilométrique n’est valable que pour les déplacements professionnels effectués à bord d’un véhicule personnel, que ce soit un deux-roues, un cyclomoteur ou une voiture.
Indemnité kilométrique : tout le personnel interne y a le droit
L’accès à cette indemnité est donc accordé aux salariés ou aux dirigeants au sein de l’entreprise, et ce quelle que soit leur ancienneté. Si vous êtes un prestataire externe de services, vous ne pourrez pas en profiter.
Remboursement des frais kilométriques : les avantages
L’application de ce dispositif présente des avantages aussi bien pour les salariés que pour les entreprises.
Pour l’entreprise
L’entreprise peut profiter d’une baisse d’impôts. De plus, elle a la possibilité d’intégrer les frais kilométriques à ses charges. Il faut juste se conformer aux montants définis par l’administration fiscale. En revanche, elle ne pourra pas récupérer la TVA sur ce montant.
Pour le salarié
Pour un salarié, l’indemnité kilométrique est un bon coup de pouce pour son pouvoir d’achat, surtout si l’on prend en compte la folle flambée des prix à la pompe ! Il peut recevoir une allocation forfaitaire. Il peut également profiter d’une baisse d’impôts puisque les dépenses engagées pour l’utilisation de son véhicule sont déduites des frais réels.
L’abattement forfaitaire de 10 %
Pour un salarié, un abattement forfaitaire de 10 % est appliqué sur la déclaration de revenus. C’est une valeur par défaut. De ce fait, si l’employé concerné estime que les frais de transport dépassent ces 10 %, il pourra alors se baser sur le barème kilométrique publié par l’État en vue de déduire les frais réels de déplacement.
La capacité des employés à accomplir leurs tâches ainsi que celle de s’exprimer et d’agir déterminent leur perception de la qualité de vie au travail. En effet, celle-ci est dépendante de la vision des employés. Ainsi, elle se base sur trois axes principaux :
- Emploi et conditions de travail : Cela comprend l’environnement de travail (ambiance, équipement, confort, etc.), les conditions d’emploi (éducation, carrière, etc.) et les facteurs non professionnels (temps de déplacement, etc.).
- Capacité d’Expression et de Comportement : Cela concerne tout l’aspect humain du travail, du management à l’ambiance au sein de l’équipe, en passant par les supports disponibles au sein de l’entreprise (RH, CSE, etc.).
- Description de l’emploi : Elle concerne tous les critères liés au poste du salarié : autonomie, valeur et importance du travail, rythme, ressources et outils disponibles sont autant d’éléments importants pour assurer cette qualité de vie au travail.
Quels sont les trajets concernés par l'indemnité kilométrique ?
L’octroi de l’indemnité kilométrique est régi par les dispositions fixées par l’administration fiscale, et celle-ci a été très claire. Il s’agit des frais de déplacement du domicile jusqu’au lieu de travail. Elle évoque également les déplacements professionnels effectués pendant les heures de travail.
Que faire si le domicile du salarié est situé à plus de 40 km de son lieu de travail ?
Si c’est votre cas, vous devez présenter différents justificatifs portant, par exemple, sur une éventuelle mutation géographique, des coûts élevés de logement ou l’état de santé.
Quels sont les trajets concernés par l'indemnité kilométrique ?
Certaines conditions doivent être remplies pour que vous puissiez bénéficier de l’indemnité kilométrique.
- Vous devez justifier vos frais de déplacements auprès de l’entreprise dans laquelle vous travaillez (nombre de kilomètres parcourus, date…)
- Le véhicule utilisé doit être immatriculé à votre nom
- Le trajet à parcourir doit dépasser les 50 km
- La destination doit se situer à plus de 1 h 30 si vous prenez les transports en commun
Rappelez-vous que les frais sont remboursés en fonction du barème que les autorités publient chaque année.
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Comment on calcule une indemnité kilométrique ?
Voici une question que plusieurs personnes se sont posée. En tout cas, rassurez-vous : pas besoin d’un manitou des maths pour comprendre les calculs de l’indemnité kilométrique.
Les critères dont il faut tenir compte pour faire le calcul
Soulignons, avant tout, que le montant dépend notamment de la puissance fiscale du véhicule concerné. D’un autre côté, le barème mis en place par l’administration fiscale est aussi basé sur le type de véhicule : cyclomoteur, voiture… Le calcul tient aussi en compte le nombre de kilomètres parcourus dans un cadre professionnel. Il existe trois paliers : jusqu’à 5 000 km, entre 5 001 et 20 000 km et plus de 20 000 km.
Une petite formule mathématique à appliquer
Pour faire le calcul, il suffit d’appliquer cette simple formule mathématique : la distance parcourue à titre professionnel x taux en vigueur selon le type de véhicule.
Voici un tableau sur les taux en vigueur, la puissance et les distances :
Les différentes indemnités kilométriques
Comme nous l’avons souligné, l’indemnité kilométrique est octroyée en fonction du type du véhicule concerné. Il existe trois cas de figure – et les sportifs ne sont pas en reste ! -.
Les voitures
Pour calculer le montant de l’indemnité kilométrique pour les voitures, il suffit de jeter un coup d’œil sur le tableau que nous avons dressé un peu plus haut. Prenons un exemple concret pour vous expliquer ce qu’il faut faire. Admettons que vous avez parcouru, en une année, 6 000 km – donc dans le palier des 5 001 – 20 000 km – avec une voiture 5 chevaux. Votre indemnité kilométrique sera alors égale à 3 048 euros – (6000 x 0,308) + 1200 -.
Les vélos
C’était une grande nouveauté en 2016. Depuis cette date, les indemnités kilométriques sont accordées aux détenteurs de vélos personnels qui effectuent des déplacements pour le compte de leur entreprise. Dans ce cas, le calcul de l’indemnité est fait sur la base de 25 centimes pour chaque kilomètre parcouru. Le bénéficiaire ne pourra pas obtenir plus de 200 euros par an.
Pour les trottinettes
Les trottinettes sont des moyens de transport très pratiques. Vous pouvez les transporter n’importe où. Malgré leur popularité chez les salariés Français, les autorités publiques n’ont toujours pas élaboré une réglementation spécifique concernant une indemnité kilométrique propre aux trottinettes. Espérons que ça va changer !
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