Frais de stationnement

Les diverses dépenses réalisées par un salarié dans le cadre de l’exercice de son travail sont définies comme étant des frais professionnels. L’employeur est tenu d’en rembourser la majorité. Cependant, cela obéit à certaines conditions et à des modalités clairement énoncées.

D’ailleurs, notez que ce n’est pas le Code du travail qui a établi de telles prérogatives, mais c’est la Cour de cassation qui a tranché. Sa chambre sociale affirme que le payement avancé dans l’intérêt de la société ne doit en aucun cas être imputé du salaire. Cela est, bien sûr, tout à fait logique. Votre personnel ne va pas placer une partie de sa rémunération à des fins qui ne servent que votre entreprise.

Parmi les montants pris en charge par l’employeur, nous retrouvons, entre autres, les frais de repas, de formation et de déplacement. Si le gouvernement encourage généralement l’usage de moyens de transport écologiques, il peut, dans certains cas, obliger le patron à indemniser les frais en lien avec l’utilisation de véhicules personnels, même motorisés. Entre ceux-ci, il y a les dépenses pour payer le péage, le carburant, l’entretien ou l’assurance annuelle. Il en est de même pour l’argent que coûte le parking sur une aire payante en ville, à condition bien sûr qu’il n’y ait pas une zone gratuite à proximité et que la durée correspondent. 

Il est important de noter que ceci n’est pas toujours obligatoire pour tous les véhicules personnels. Cependant, depuis début 2022, et dans le cadre de l’encouragement de la locomotion durable, le titre Mobilité oblige les entreprises à rembourser les frais de déplacement et de stationnement de tout autre type de véhicule à mobilité douce (voir le cas des parking pour vélos)

Pour qu’un employé soit éligible au remboursement des frais de parking, il doit remplir des conditions assez strictes.

Il doit d’abord justifier la raison, pour laquelle, il utilise son véhicule personnel durant son trajet de son domicile vers son lieu de travail. Cela peut être expliqué par la distance et la zone sur la carte entre les deux endroits qui lui rendent impossible le recours aux transports en commun. Il peut aussi s’agir de contraintes liées à l’heure à laquelle il doit commencer sa mission.

En effet, pour bénéficier des indemnisations, il est important que le travailleur n’utilise pas sa voiture uniquement pour une question de confort personnel. Mais si c’est le cas, la société n’a pas à encourager une telle pratique qui nuit à la planète. C’est pourquoi, le calcul de l’indemnité se fera d’une manière moins avantageuse pour lui.

Par ailleurs, le salarié doit aussi apporter les preuves attestant de l’absence d’un parking gratuit sur la voirie aux alentours de l’entreprise ou sur le lieu où il a été missionné. Il peut aussi démontrer que s’il en existe un ne requièrent pas de frais, la sécurité de son véhicule n’y est pas garantie.

Notez que certaines sociétés mettent une clause dans le contrat de travail stipulant que les frais professionnels sont à la charge de l’employé. La Chambre sociale de la Cour de cassation juge cela illégal, depuis 2019.

Le remboursement des frais de parking peut se faire de deux manières. Cela va dépendre du contrat de travail et la politique de comptabilisation des frais de stationnement.

L’employeur peut fixer à l’avance le paiement d’une somme indemnisant l’intégralité des frais professionnels et calculée de manière forfaitaire, en fonction de la durée du stationnement et des tarifs pour sa ville. Mais il peut aussi rembourser, sur la base de factures, les montants engagés par le salarié. Dans le second cas, cela se fera en s’alignant au tarif le plus économique. Le montant correspondra à celui d’un abonnement à la semaine, au mois ou même à l’année. Cependant, quand le travailleur paye de manière occasionnelle une place pour son véhicule, lors d’une mission dans une autre région par exemple, il le dédommagera dans le cadre de cette intervention et à la hauteur du tarif de la durée de parking.

Par contre, comme nous l’avons expliqué plus haut, si l’employé utilise son véhicule pour convenance personnelle, vous n’êtes pas tenu de lui débourser des frais de l’utilisation de ce dernier. Mais vous pourrez lui donner une somme correspondant au montant du forfait de transport en commun le moins cher reliant son domicile au lieu du travail.

Comme expliqué brièvement plus haut, vous avez le choix de la mise en place entre deux modalités de remboursements.

La première est forfaitaire et elle est généralement déterminée en amont par un tarif de  convention collective. Dans ce premier cas, vos employés n’ont pas à vous apporter des documents prouvant le paiement de leur dépense dans le cadre de leur activité professionnelle. Ce type de pratique, a l’avantage de faire en sorte que ces tarifs soient exonérés des cotisations sociales de votre société, et ce, selon un barème réévalué chaque année.

La seconde procédure, par contre, est tributaire des tarifs de factures réelles que vous présenteront vos salariés qui sont éligibles aux indemnisations. Ils devront alors vous présenter des justificatifs démontrant qu’ils ont bien payé une place ou un abonnement dans une aire de parking payante. Si vous n’avez, d’ailleurs, pas de parking privé appartenant à votre entreprise, vous pourrez proposer vous-même de mettre en place des cartes avec un forfait idéalement mensuelles ou annuelles de durée pour des zones de parkings. Il existe des offres très économiques qui pourraient alléger votre budget et permettre à vos salariés d’utiliser la voirie de la ville autour de votre entreprise. Mais en attendant, vos travailleurs ont 3 ans pour vous apporter les papiers attestant des paiements. Cela dit, il se peut que le règlement de votre société exige des délais moins longs.

Notez par ailleurs, que les remboursements réels par votre entreprise ne sont pas du tout comptabilisés dans la base de calcul des cotisations et n’ont pas de seuil limite.