catégorie Forfait mobilité durable
Note de Frais et remboursement du Forfait Mobilité Durable
DECEMBRE 2022 • 4 min
Preuve administrative majeure dans le quotidien de la plupart des sociétés, la note de frais demeure le moyen le plus utilisé par les employés afin de se faire rembourser les frais inhérents de près ou de loin à leur activité professionnelle. Dans cet article nous évoquerons le plus précisément le remboursement du montant du forfait mobilité durable. En effet bien que beaucoup de sociétés aient anticipé en s’équipant d’outils informatiques facilitant le traitement et la classification de ces documents, cette tâche reste particulièrement gourmande, en ressources et en temps.
Les inconvénients des notes de frais pour rembourser les frais de mobilité
« J’ai besoin d’un justificatif pour passer ça en note de frais ». C’est le genre de phrase qu’on a dit ou entendu dire autour de nous des milliers de fois. Confronté à des dépenses diverses au cours de son activité professionnelle, notamment en déplacement, chaque employé a eu recours à la note de frais, afin de se faire rembourser. Cette méthode, bien qu’existante depuis des lustres, a tout de même montré ses limites.
Paperasse et perte de temps pour l’employé
Une chose est sûre : un salarié n’est jamais réjoui à l’idée d’avancer des frais pour son employeur, même avec la certitude que ces frais seront remboursés. De plus, le délai de traitement est souvent lent. Mais au-delà de ces détails, c’est surtout la complication du processus qui pose problème.
En effet, l’employé doit généralement conserver sa note de frais (et là on ne parle même pas des risques de perte). Il sera également amené à remplir des documents à la main (soit un formulaire papier, soit un fichier Excel), et transmettre tous ces documents au service concerné. Ainsi, il s’agit parfois, d’un un vrai parcours du combattant avant que l’employé ne parvienne à récupérer son dû.
Ressources et perte de temps pour l’entreprise
La note de frais représente également un dilemme pour la branche du service financier censé la traiter. Outre le fait que cette tâche mobilise des ressources qui auraient pu être bien plus prolifiques ailleurs, aboutir au remboursement n’est pas une simple démarche. Toute une procédure de tri, de collecte et de vérification doit avoir lieu, afin de ne rien laisser au hasard. Le délai de traitement dépendra évidemment de la disponibilité du service en question, de l’exactitude des informations transmises… Bref, c’est loin d’être une tâche facile !
Quid des « micro-dépenses » ?
Engager toute cette démarche administrative pour rembourser ou se faire rembourser une centaine d’euros ou plus, ça peut valoir le coup après tout. Mais qu’en est-il des frais ne dépassant pas quelques euros dans le meilleur des cas ? Il s’agit de tout un circuit mobilisant des ressources coûteuses et du temps perdu de part et d’autre, pour un résultat sans aucune valeur ajoutée pour l’entreprise. Et c’est souvent ce genre de notes de frais qui tarde à être traité, pour le grand dam de l’employé.
Fort heureusement, le pass mobilité est enfin venu mettre fin à la majorité de ces soucis et constitue une vraie bouée de sauvetage, autant pour le salarié que pour l’employeur.
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Le Pass mobilité, la solution à tous les problèmes
Véritable révolution dans le secteur, le pass mobilité est venu faciliter la tâche à tout ce beau monde, et à plus d’un titre. Le concept se résume en une carte permettant la prise en charge de tous les frais de déplacements professionnels de l’employé. Cette alternative permet non seulement à l’entreprise d’externaliser la gestion des frais de mobilité de ses employés, mais aussi de bénéficier d’autres avantages.
Les avantages du Pass mobilité
L’entreprise choisit elle-même et au préalable le budget mobilité alloué à chaque salarié. Toutes les dépenses qui y sont relatives sont de ce fait tracées, et l’employeur peut facilement s’assurer que le budget alloué ait été exploité dans le cadre d’une mobilité professionnelle. Le dispositif est totalement transparent, ce qui exclut toute tentative de fraude (contrairement à l’époque des notes de frais).
De plus, cette solution ne requiert aucun justificatif de paiement de la part des salariés (du coup adieu la note de frais !). Tout le dispositif est informatisé, ce qui va représenter un gain de temps énorme pour le service administratif de la société. Celui-ci pourra avoir accès à toutes les transactions effectuées et en vérifier la nature.
Quant au salarié, il se voit offrir un outil lui facilitant la vie, améliorant même l’image de son employeur à ses yeux, mais boostant également sa motivation et sa productivité. Le salarié se retrouve en effet plus à l’aise dans ses déplacements, moyennant une solution pratique et entièrement prise en charge, ce qui va naturellement réduire ses retards et ses absences. La productivité de l’entreprise est améliorée et le turnover des effectifs est limité.
Outre ces points, l’adoption du pass mobilité permet à l’entreprise d’augmenter son impact sur l’environnement, en incitant ses salariés à opter pour des moyens de déplacement plus écologiques comme le vélo ou le covoiturage. Cette fin constitue une des raisons majeures qui ont poussé le gouvernement à mettre en place un tel dispositif.
Le pass mobilité est tout autant adapté aux salariés géographiquement éloignés et qui utilisent leurs véhicules pour aller travailler. Il permet la prise en charge des frais de carburant, qu’il soit thermique ou électrique. Ce dispositif prend également en charge toutes les autres dépenses relatives aux déplacements entre le domicile et l’entreprise. L’employé peut, à travers un seul pass mobilité, utiliser son véhicule ou opter exceptionnellement pour un vélo pour son déplacement du jour.
Enfin cette solution est tout aussi encourageante pour les entreprises sur le plan financier, puisqu’il s’agit d’un dispositif exonéré de charges et cotisations sociales. Cette exonération est tout de même plafonnée à hauteur de 400 euros par an et par collaborateur.
Conclusion
L’arrivée du pass mobilité a sans doute été une véritable révolution permettant de réduire toutes les difficultés relatives aux déplacements professionnels du personnel. Pratique, entièrement traçable mais aussi exonérée de charges, cette solution contribue au bien-être des salariés, facilite leurs déplacements professionnels et renforce leur désir d’appartenance à l’entreprise. Autant de raisons de l’adopter dans la foulée !
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