Réussir à mettre en place le covoiturage en entreprise

type de mobilité

Publié le 21 Juillet 2021, temps de lecture 3 minutes

Toutes les entreprises ou presque se mettent à appliquer le forfait mobilités durables pour motiver leurs salariés et pour qu’ensemble, ils s’impliquent dans une démarche écologique. Parmi les modes de transport alternatifs que l’on promeut au sein des entreprises, figure le covoiturage. En principe, il s’agit de partager sa voiture avec d’autres passagers. Mais les sociétés ont leur propre système de covoiturage.

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Comment instaurer une plateforme de covoiturage ?

Il n’est pas toujours évident de mettre en place le covoiturage en entreprise. Au lieu de laisser les employés s’organiser entre eux, il vaut mieux créer une plateforme pour faciliter le processus. Il est vrai que vous pouvez recourir aux plateformes généralistes existantes ou intégrer des plateformes interentreprises. Bien que plus onéreux, la plateforme privée est une solution clé en main pour améliorer l’image de l’entreprise, faciliter l’organisation et renforcer le lien entre les collaborateurs. 

Vous pouvez créer et personnaliser votre interface sur laquelle vous organiserez les différents itinéraires de vos employés. Deux solutions sont possibles :

    • Mettre des voitures de société à la disposition des employés. 
    • Laisser les salariés utiliser leurs propres voitures de manière alternative. 

Le covoiturage professionnel présente de nombreux atouts. Il permet de créer une unité au sein de votre entreprise. Il offre également la liberté aux employés de jongler entre le statut de conducteur ou de passager. Cela renforce la sécurité routière, en diminuant les risques de fatigue au volant. 

De quelle manière sensibiliser les travailleurs ?

Pour que votre plateforme soit opérationnelle, il faut déjà que vos collaborateurs adhèrent à ce mode de transport. C’est une étape importante puisque ce système est à la fois bénéfique pour les travailleurs, l’entreprise et la collectivité, sur le plan écologique, économique et social. 

Pour mettre en place le covoiturage en entreprise, la première étape consiste à la vulgarisation des différents avantages que l’on peut tirer de ce système. Les salariés peuvent facilement accéder à un mode de transport pour se rendre sur leur lieu de travail ou pour partir de leur lieu de travail, en fonction des différents itinéraires et horaires proposés sur la plateforme. 

Ils reçoivent une indemnité avec le forfait mobilités durables, à hauteur de 500 € par an pour le secteur privé et 200 € par an pour le secteur public. Au-delà, les citoyens qui adhèrent au principe de covoiturage participent à la préservation de l’environnement. 

Pourquoi mettre en place un suivi de la plateforme ?

Il ne suffit pas de mettre en place le covoiturage en entreprise et sensibiliser les travailleurs. Une fois que tout le système est en route, il faut continuellement assurer la mise en relation entre les conducteurs et les passagers. La plateforme de covoiturage doit être sécurisée en vérifiant systématiquement les coordonnées des utilisateurs. 

Le gestionnaire de la plateforme doit également informer tous les utilisateurs sur leurs droits et leurs devoirs. Tous les inscrits doivent payer un taux forfaitaire qui inclut les dépenses liées au trajet domicile-travail. Il est possible de définir l’abonnement de chacun en fonction de la distance qu’il effectue en covoiturage au quotidien. 

Pour que le système soit efficace et performant, les informations doivent être mises à jour régulièrement. Cela concerne entre autres les changements des itinéraires, les informations sur les conducteurs et les autres passagers, la disposition des places de parking. 

Qu’en est-il de l’assurance auto ?

Les voitures utilisées en covoiturage en entreprise doivent être également assurées. Néanmoins, elles requièrent une formule assez spécifique à cause de la particularité de leur usage. Que ce soit une voiture de société ou une voiture individuelle, le propriétaire doit informer la compagnie d’assurance. 

Vérifiez si le contrat d’assurance mentionne une clause de conduite exclusive, auquel cas, vous ne pouvez pas changer de conducteur. Dans le cas contraire, les employés peuvent alternativement être conducteurs ou passagers. Il faut tout de même noter que la responsabilité reste imputée au souscripteur de l’assurance, en cas d’accident. 

Lorsqu’une voiture est inscrite sur une plateforme de covoiturage, il faut souscrire une assurance au tiers obligatoire. Cela permet de couvrir les dommages corporels causés aux tiers ou aux autres passagers.

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